Todos nós queremos ser mais produtivos, gerenciar melhor nosso tempo e cumprir os prazos acordados, certo? Para isso podemos utilizar uma técnica chamada Pomodoro que foi desenvolvida no final dos anos 1980 por um universitário que procurava aumentar sua produtividade nos estudos. Esse nome foi escolhido pelo criador, o italiano Francesco Cirillo, que utilizou um daqueles cronômetros de cozinha com o formato de um tomate para gerenciar o seu tempo.
A técnica funciona da seguinte forma:
- Elabore uma lista com as tarefas que você precisa executar (escrevi um artigo bem legal sobre como elaborar e priorizar suas tarefas, clique aqui para ler);
- Programe um cronômetro para 25 minutos (não é necessário que seja esse relógio em formato de tomate);
- Escolha uma tarefa e trabalhe nela “sem interrupções”. Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos (faça qualquer coisa que ajude a relaxar);
- Retome o trabalho, estudo ou atividade depois da pausa, para mais um “pomodoro” (25 minutos);
- cada quatro pomodoros, realize uma pausa mais longa: entre 15 e 30 minutos;
Esta técnica pode e deve ser adaptada para cada rotina e tipo de trabalho/atividade. Pense em um médico que está no meio de uma cirurgia de emergência de 3 horas, seria um pouco complicado ficar parando por pequenos períodos, logo, é preciso ajustar a técnica para a sua realidade.
Eu por exemplo prefiro “pomodoros” de +/- 50 minutos de duração com descanso de 10 minutos. O que vale no meu entendimento, é o simples conceito de quebrar o tempo em blocos, pois desta forma somos obrigados a focar um determinado tempo em uma atividade de forma ininterrupta.
É preciso (quando possível) eliminar o máximo de distrações, pois será um período de foco e que inclusive ajuda a reduzir a procrastinação. Utilizando esta técnica com maior frequência, pude ficar ainda mais disciplinado com minhas atividades e com minha organização de uma forma geral.
Atualmente utilizo a “Agenda do Google” e defino os meus “pomodoros”. Inclusive procuro montar a minha agenda no dia anterior.
Sim, concordo que é muito difícil eliminar “todas” as distrações, e dedicação de tempo em uma só atividade também não é fácil e requer muita prática e disciplina, mesmo utilizando a Agenda e os “blocos de pomodoro”. Mas ao adotar este processo, minha produtividade e foco se tornaram muito maior. Além disso, fui aprimorando a minha disciplina e sou muito mais efetivo na entrega dos resultados que estabeleço para mim mesmo.
Os intervalos entres os “pomodoros” são fundamentais para “relaxar e oxigenar o nosso cérebro”. Desta forma, aumentamos a nossa agilidade mental. Faça um teste e descubra o tempo do seu “pomodoro”. Quero insistir e lembrar você, que essas medidas de tempo são as sugeridas no método original, mas nada impede que você busque o seu próprio equilíbrio e período de trabalho e descanso ideal. Agora não vale colocar um tempo muito grande para o descanso e pequeno para a atividade. Pense nisso!
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Utilize a técnica alguns dias e procure avaliar o que você pode fazer/ajustar para melhorar seu desempenho. Após este período de teste procure realizar a seguinte reflexão:
- Estou evoluindo e aprendendo a estimar melhor o tempo para realizar cada tarefa?;
- Estou avaliando e entendendo que vinte e cinco minutos de atividade e cinco minutos de descanso é o ideal? Ou precisa de ajustes? Caso você precise aumentar o tempo de trabalho, utilize até no máximo cinquenta minutos de trabalho por quinze de descanso;
- Estou realmente avaliando o que me distrai recorrentemente? Posso eliminar ou reduzir?;
- Descobri quais são as principais interrupções? Posso reduzir ou eliminar?;
- Realize os ajustes necessários em termos de interrupção e tempo de trabalho e descanso até chegar no seu “pomodoro” ideal.
Reforçando pontos importantes da técnica Pomodoro
Quando o criador do método sugere que é para realizar a atividade “sem interrupções”, é sem interrupções mesmo. Mas não seja intransigente ao extremo. Eu particularmente penso que podemos ser flexíveis, mas precisamos sim pensar que distrações e interrupções atrapalham e precisam ser reduzidas a quase zero, se possível.
Lembre-se que o método está nos forçando a ter concentração, foco e disciplina, portanto existe sim a necessidade de eliminar as paradas e como consequência a desconcentração. Do contrário, o método se tornará ineficiente.
O mesmo se aplica ao descanso. Se você entende 5 minutos é pouco em função de uma atividade mental exigente e cansativa, utilize 10 ou 15 minutos. A sugestão é que você descanse o suficiente (um pouco mais se precisar), para não correr o risco de retomar a próxima atividade “exausto”.
Quando você está em uma atividade e extremamente empolgado e envolvido no trabalho, mas o tempo do cronômetro acabou, continue, pois a parada pode fazer com que você demore mais para se concentrar e retomar novamente o foco. Como disse, não seja intransigente, e sim flexível. Sentiu que precisa continuar o raciocínio, OK, vai em frente por mais dez ou quinze minutos, conclua o pensamento e descanse. Pronto.
A utilização da técnica original pode não ser a ideal para você, pois cada pessoa possui um ritmo e uma maneira de trabalhar. Mas penso que o conceito dos “pomodoros” é muito útil e pode sim transformar nossas vidas de forma que sejamos mais eficientes, focados e produtivos.
É importante relembrar que nenhuma técnica é fixa, porque cada pessoa é única. Apenas você sabe como você mesmo funciona, conhece o ambiente de trabalho e/ou estudo. A regra é: não existe regras. Ajuste o que for necessário para alcançar maior foco e produtividade rumo aos seus objetivos.
Veja abaixo os benefícios que senti ao adotar a técnica:
- Evita a procrastinação: como tenho que realizar uma tarefa e a mesma está definida em um “pomodoro” na agenda, me sinto na obrigação de realiza-la!
- Aumento do foco: minha concentração se tornou muito melhor e pude ser mais efetivo na conclusão e entrega de resultados;
- Valorização do tempo: o controle do “pomodoro”/tempo e agenda se tornou fundamental e consigo manter o “foco no tempo” para ser mais assertivo;
- Melhora o planejamento: como temos que planejar o dia, consigo realizar reflexões importantes e eliminar o que é desnecessário. Pensar nas tarefas me tornou mais assertivo;
- Melhoria significativa da produtividade: o pequeno descanso permite que você relaxe e retome a atividade de forma mais produtiva e com um poder de concentração ainda maior;
- Disciplina: preciso apenas seguir o planejamento dos “pomodoros” através da agenda do Google. Está na agenda, faça. Simples e eficiente. Hoje sou altamente disciplinado graças aos “pomodoros”;
- Mais tempo livre: todos os benefícios acima me proporcionaram mais tempo para incluir outras atividades (prazerosas) em minha rotina;
Conclusão
Se você busca disciplina, foco, produtividade e como consequência mais tempo livre, ou seja, gerenciar melhor o seu tempo e cumprir os prazos acordados, o método “pomodoro” pode ser um grande aliado. Faça um teste e depois me conte nos comentários se funcionou para você.
Grande abraço.
Jeferson Peres.
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