Importante X Urgente – O quadrante do tempo de Stephen Covey

Muitas vezes nos sentimos sufocados e perdidos em meio à inúmeras tarefas que aparecem em nossa vida. Desta forma ficamos aborrecidos, chateados e com a sensação que somos improdutivos e indisciplinados.

Quantas vezes você já se sentiu assim? Provavelmente algumas. Talvez até imaginasse que o seu dia poderia ter umas 48 horas para conseguir realizar todas as suas tarefas, certo?

Existe um conceito chamado: “Princípio Eisenhower”, que foi reproduzido por Stephen Covey no seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. O autor destaca como realizar uma boa organização de tarefas, classificando-as em quatro categorias sendo:

Urgentes ou não urgentes;
Importantes ou não importantes;

Esta é uma técnica simples para utilizarmos na administração do nosso bem mais valioso: o  tempo. Esta matriz que iremos chamar de Urgente X Importante é o que poderíamos chamar de pulo do gato. Talvez algumas pessoas até já realizem sua priorização seguindo este método, mas de forma inconsciente. De qualquer maneira o importante é priorizar e partir para a ação.

Como o livro fala de sete hábitos, no terceiro, que ele chama de “Hábito 3 – Primeiro o mais Importante”, é tratado da priorização das atividades de forma que estas estejam intimamente alinhadas aos nossos valores e principalmente aos nossos propósitos.

Seremos capazes de gerenciar o nosso tempo e nos tornar muito mais assertivos em nossas ações, se verdadeiramente formos capazes de priorizar o que é importante, em detrimento das urgências. Este é um exercício que precisa ser revisado com frequência.

Como no segundo hábito o autor apresenta o conceito de iniciar com o objetivo em mente, quando chegamos na priorização, tudo vai se encaixando e somos capazes de reconhecer com maior facilidade as tarefas importantes. Também seremos capazes de identificar as ações que alavancam as demais, que são aquelas que apresentam resultados imediatos e permite clareza em nossas ações e em nossa caminhada rumo a uma vida plena e cheia de realizações.

Para gerenciar as urgências, devemos lembrar-nos também do primeiro hábito que o autor apresenta, que é ser proativo. Pois se estamos comprometidos em sermos pessoas responsáveis e proativas com a nossa vida, seremos 100% capazes de planejar nossas tarefas, fazendo escolhas que estejam concatenadas com nossos valores e objetivos, e desta forma evitaremos o estresse e a frustração de quem vive sempre com a sensação de que não evolui e não alcança nenhum progresso na vida.

Vamos para a nossa Matriz? Veja a imagem abaixo:

Folha e lápis na mão e vamos lá… Caso queria utilizar uma planilha eletrônica de gerenciamento de tarefas, tudo bem.

O exercício consiste em dividir TODAS as nossas tarefas de acordo com a importância e a urgência de cada uma. Caso esqueça alguma tarefa, não tem problema, pois o exercício é dinâmico e de tempos em tempos precisamos reavaliar nossas atividades.

De uma forma simples, a atividade consiste em distribuir todas as nossas tarefas ao longo destes quatro quadrantes da matriz, de acordo com os critérios de urgência e importância.

Fácil, não? Bem, não é o que parece! Até porque muitas tarefas irão cair no quadrante Urgente x Importante. Mas vamos ajudar você procurando elucidar como a matriz é composta e organizada, e já passando algumas dicas do que fazer para otimizar suas tarefas.

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Agora vamos falar um pouco de cada quadrante.

Quadrante I – Urgente e Importante

Aqui vêm todas as tarefas que são importantes, mas que por falta de planejamento ou imprevistos tornaram-se também urgentes. Incluem atividades como um problema de saúde inesperado, atividades atrasadas, entre outras.

Este é o quadrante do desespero! Geralmente quando temos muitas de nossas ações neste quadrante, tendemos a nos sentir sufocados, improdutivos, estressados e com falta de foco.

Isto se deve principalmente por estarmos sempre administrando problemas e nos movendo de uma urgência/crise para outra indefinitivamente. A sensação aqui é ruim, logo, é necessário coragem para reorganizar suas atividades. Pense nisso!

Infelizmente as atividades deste quadrante precisam ser executadas, pois são importantes e urgentes. Mas não se desespere, pois a organização como um todo irá proporcionar uma melhor acomodação das atividades de forma que você tenha menos atividades neste quadrante ou mais tempo para realizá-las.

Quadrante II – Não Urgente e Importante

Aqui deveria ser o nosso sonho de consumo da gestão do tempo. Isso no bom sentido é claro. Pois são atividades importantes, mas com tempo hábil para serem planejadas, organizadas e bem executadas.

Por não carregarem uma perspectiva de urgência, é comum ser negligenciada, e isso é um tremendo erro, pois em um espaço de tempo rápido esta ação pode se deslocar para o “Quadrante I” se não for bem gerida.

Infelizmente, é sim comum que acabemos dedicando pouca ou nenhuma atenção neste quadrante. Mas este é e sempre deveria ser o quadrante principal da nossa atenção.

Aqui permanecerão as atividades relacionadas ao seu planejamento, desenvolvimento pessoal e profissional, aumento e melhora das suas competências, avaliação de riscos e necessidades, assim como quaisquer ações pertinente “a uma boa qualidade de vida”.

Se quisermos ter uma “vida nos trilhos” e com qualidade, é preciso investir tempo neste quadrante. Se formos capazes de controlar estas atividades e não permitir que as mesmas se movam para o quadrante I, teremos uma excelente sensação. Pois ao assumirmos o controle das atividades em nossa vida, seremos ainda mais capazes de lidar com outros problemas que surgem, e a permanecer com foco no que realmente importa.

Quadrante III –Urgente e Não Importante

Sabe o celular que fica apitando e você “completamente ansioso” o verifica a cada minuto? Então, mensagens são urgentes não? Talvez.

É necessário saber o momento em que algo não é importante e afastar e/ou eliminar estas distrações. Se você iniciou uma atividade do Quadrante II (por exemplo) e pensa em ficar ao menos duas horas nesta atividade, desligue o celular ou o coloque em outro local. Não permita interrupções em uma atividade tão importante.

Segundo Covey, o quadrante III é repleto de interrupções que nos levam há perder muito tempo, exemplo: verificação de e-mail e mensagens no celular, telefonemas que precisamos atender, reuniões ou conversas desnecessárias, pessoas que temos que desprender atenção imediata, etc.

Quem possui uma parte (ou a maioria) de suas atividades nessa área, tende a se sentir improdutivo, com falta de foco e impotente diante de uma grande demanda e da completa ausência de controle sobre estas tarefas. Precisamos implantar “controles e rotinas” que permitam organizar e gerenciar estas atividades.

Procure pensar bem em suas tarefas e eliminar algumas deste quadrante, desta forma você terá maior tempo e energia para outras atividades quadrantes.

Quadrante IV – Não Urgente e Não Importante

As vezes me pego pensando se realmente existem atividades neste quadrante, e para minha surpresa (infelizmente), sim realizamos atividades Não Urgentes e Não Importantes “em detrimento” (por exemplo) de atividades do quadrante II.

Na maioria das vezes são distrações representadas por tarefas como trocas de mensagens irrelevantes e que não agregam nada em nossa rotina. São conversas improdutivas e completamente desnecessária que as vezes insistimos em discutir. Pense nisso!

Tem também, o mau uso das redes sociais, televisão (Netflix) em excesso, jogos eletrônicos em momentos inoportunos.

Além de tudo isso, existe muitos pensamentos depreciativos que temos de nós mesmos. Isso é completamente improdutivo e se não nos cuidarmos, acabamos de tempos em tempos (as vezes em um mesmo dia) com estes pensamentos “de autocrítica” ou de vitimização por muito tempo.

Cem por cento das vezes que adotamos algum dos comportamentos citados neste quadrante, é um tempo mal investido e em algumas ocasiões as ações desse quadrante se devem à protelação (procrastinar) ou uma fuga.

É preciso refletir para que possamos mudar, evoluir e possuir 100% do controle de nossas ações. Ok, 100% é muito, e haverá “pequenas” distrações, mas não se engane e pare para pensar em ações que estão neste quadrante e podem ser eliminadas. Esta atitude irá liberar tempo e energia para que você se concentre em outros quadrantes.

Conclusão
É bastante sugestivo e evidente que precisamos de uma forma geral eliminar dedicação nas tarefas dos quadrantes III e IV. Desta maneira seremos capazes de nos dedicarmos ao Quadrante I, para que em pouco tempo estejamos mais concentrados no Quadrante II.

Quando não fazemos isso, tendemos aos atrasos em nossos prazos, baixamos a qualidade de nossas realizações e comumente utilizamos “a falta de tempo” como muleta (justificativa) para não realizar as tarefas verdadeiramente importantes.

Não obstante, ouso dizer que uma sensação de cansaço, falta de energia e improdutividade são sintomas de quem tem a maior parte de suas atividades localizada nestes quadrantes (I / III / IV). Seja verdadeiro com você mesmo!

Mas é possível mudar tudo isso. Realize uma lista coesa das suas atividades. Distribua-as coerentemente na matriz, para que você possa elucidar a forma em que esta empregando o seu mais precioso bem, o tempo. Observe onde você está colocando foco e avalie se faz sentido esta alocação do seu tempo. Seja verdadeiro com você!

Pessoas realmente eficazes e proativas trabalham a maior parte do tempo no segundo quadrante, mas se esse não for o seu caso, relaxe! É o momento para se planejar adequadamente e definir o início de um novo tempo.

Se o nosso tempo estiver sendo utilizado predominantemente no Quadrante I, até que ponto nos deixaremos escravizar pelas crises, estresse e com o caos?

É preciso também “aprender” a lidar com as interrupções do Quadrante III. Diga NÃO para algumas coisas e pessoas! Além disso, precisaremos dizer NÃO para nós mesmos! Desta forma, seremos capazes de priorizar as tarefas relevantes e colocaremos nossa “vida nos trilhos”.

Lembre que esta “Matriz Urgente-Importante” é apenas uma ferramenta de gestão, priorização e organização do nosso tempo. Mas o objetivo final é elevar a nossa performance, nos tornar mais focados e organizados.

Este é um modelo bem simples! Precisamos apenas parar, refletir e nos organizarmos para sair de uma confusão de atividades.

O objetivo deve ser nos organizarmos melhor a fim de abrir espaço em nosso dia para adicionar outras atividades (principalmente algo que nos traga prazer!). Afinal, quem não quer um pouco mais de tempo livre para realizar algo que gosta?

Inclusive, para ter uma vida mais organizada, disciplinada e bastante produtiva, eu posso ajudá-lo com o meu programa de desenvolvimento. Estou à sua disposição para realmente ajudá-lo!

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Grande abraço.

Jeferson Peres.