Técnicas e Estratégias para uma Gestão do Tempo eficiente: realize um Gerenciamento do Tempo que ajude você a ter uma vida mais equilibrada

Tenho certeza que você percebe algumas vezes que o seu tempo não tem rendido o suficiente, concorda?

Quantas vezes você já pensou que seu dia precisaria ter 40 horas para dar conta de tudo? Por outro lado, se houvesse mais horas, será que você realmente conseguiria fazer tudo ou teria mais tarefas ainda a executar? Pense bem antes de responder!

O que vou falar é relativamente óbvio, mas tenho percebido que a vezes precisamos nos “re”-lembrar do óbvio! Quando paramos para pensar, parece bem simples fazer uma gestão do tempo eficiente, mas sabemos que no fundo e na prática não é bem assim.

Algumas pessoas não conhecem as técnicas e estratégias sobre gestão do tempo, e também não se interessam pelo assunto, pois desconhecem os benefícios de uma gestão do tempo apropriada, eficiente e bem executada.

Para ser capaz de realizar nossas atividades “normais” juntamente com aquelas que vão aparecendo inesperadamente, é sim necessário uma Gestão do Tempo que possibilite organizar e planejar nossa rotina, inclusive levando em consideração o inesperado.

Porém, o que é essa tal gestão do tempo? Trata-se de um processo de organizar e planejar como o tempo pode e deve ser dividido entre as inúmeras atividades de uma rotina. Indica a quantidade de tempo consumido para realizar cada tarefa ao longo de um período…

Esta gestão é necessária para trabalhar nas “atividades corretas” e de forma priorizada.

Realizar uma Gestão do Tempo, não significa buscar formas de trabalhar mais, mas sim de realizar o uso “adequado do tempo” que possuímos.

Tudo inicia com organização. Portanto, o “pulo do gato” é organizar as tarefas e usar o tempo de forma eficiente a fim de cumprir com os prazos que foram combinados. Sim, é difícil planejar a Gestão do Tempo, uma vez que não existe um “plano/método” a ser seguido. O que talvez funcione para uma pessoa pode não funcionar para outra. É uma questão de encontrar o que será positivo para você e o que melhor se adequará a sua forma de atuação.

Para orientar você, avalie as técnicas abaixo:

1– Priorize o trabalho e realize listas

No final do dia de hoje você deve estar elaborando uma lista das tarefas que precisam da sua atenção no dia seguinte por ordem de importância (prioridade). Algumas tarefas não são muito importantes e consomem mais tempo do que deveria.

Talvez você tenha que realizar várias tarefas rápidas para permitir que você consiga dar uma atenção/foco maior para outras mais importantes e com menos interrupções. Algumas atividades “as vezes” precisam e devem esperar um pouco. Pense nisso!

Resumo: faça lista e priorize o seu foco nas mais importantes, mas não esqueça de eliminar as tarefas que talvez lhe distraiam durante a execução das atividades importantes.

2– Agende as tarefas

Anote todas as atividades que falamos na etapa anterior e organize em uma planilha, em um caderno ou em um aplicativo. Mas tenha uma agenda!

Ah, deixe um espaço para imprevistos, pois eles insistem em nos acompanhar! Cada um tem uma rotina e deve saber o tempo necessário para imprevistos.

3– Defina prazos

Quando programar uma atividade, a mesma precisa de um prazo. Tarefas sem prazos nunca acabam e você fica com a sensação de incompetente, e isso não é verdade.

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4– Peça apoio para realizar as tarefas

As vezes acabamos tentando executar mais tarefas do que somos capazes. Peça apoio e delegue. Delegar, é uma função importante de quem tem cargos de liderança ou gerência. Aproveite e dê oportunidades para outras pessoas ajudá-lo, mas sempre respeitando suas habilidades, capacidades e conhecimentos. Transferir uma atividade para alguém que não esta preparado é uma péssima ideia.

5– Evite fazer várias atividades ao mesmo tempo

Existe um acrônimo em inglês que gosto muito: FOCUS. Follow one course until sucess. Traduzindo: siga com um foco até o sucesso. Ou seja, uma coisa de cada vez, e com foco! Ser multitarefa pode arruinar a sua produtividade.

6– Não procrastine

O ato de procrastinar (que significa literalmente empurrar com a barriga e deixar para depois algo que precisa ser realizado agora) é um fator que afeta negativamente a sua produtividade. Invariavelmente, procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas. Se precisar, faça o que descrevemos no item 4, peça apoio.

Tome cuidado. Procure lembrar do motivo pelo qual você precisa realizar a tarefa para desta forma se motivar, pois pensar no resultado final pode ser o combustível para evitar a procrastinação.

7– Comece cedo

Já comentei sobre isso em outros artigos, pessoas que obtém sucesso na vida começam o dia bem cedo. Logo que acordamos estamos mais ligados e criativo. Ao longo do dia a “bateria vai baixando”, o que afeta a nossa capacidade e, como consequência, nossa performance.

8 – Realize intervalos

Pare para “respirar”. Permita-se pausas programadas. Busque uma água, coma uma fruta ou converse/ligue para um parceiro ou colega. Na sequência, volte ao foco.

Talvez você ainda não esteja confiante em adotar uma Gestão “eficiente” do Tempo, OK. Listei algumas vantagens para procurar estimular o uso da técnica.

• Maior tempo livre. Utilizar apropriadamente o tempo permitirá mais tempo livre. Pense nisso.
• Mais oportunidades. Você estará qualificado e melhor preparado para outras oportunidades.
• Menos estresse. É desnecessário dizer que com um bom gerenciamento do tempo, você reduzirá as condições de estresse.
• Mais tarefas executadas. O gerenciamento permite aumentar a produtividade. Quando se está ciente e preparado, conseguimos executar mais atividades e no tempo adequado.
• Melhor aproveitamento do tempo. Quando sabemos “antecipadamente” o que deve ser realizado, não desperdiçamos tempo.
• Foco no importante. Você irá focar nas tarefas de maior impacto, ou seja, realizará o que é importante naquele dia.
• Menos surpresas. Com as atividades planejadas e com espaços para imprevistos, você terá menos surpresas desagradáveis.
• Fama de organizado. Você será sempre lembrado como aquela pessoa em que todos podem confiar. Ganhará fama de que entrega o que prometeu no prazo e com qualidade. • Sem retrabalhos. Estar organizado permite cometer menos erros e não haverá necessidade de retrabalhos desnecessários.
• Menos esforço. Passa a imagem de que você sabe trabalhar, e com menos esforço. Ponto para você.
• Menos problemas. Planejar e preparar-se para o dia evitará que criemos nossos próprios problemas.

Vantagens apontadas, neste instante a questão é: vou ou não adotar as técnicas aqui apresentadas?

Foi possível sensibilizá-lo da importância de gerenciar o tempo?

O processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades do nosso dia é imprescindível.

Procurei destacar neste artigo algumas estratégias/técnicas, mas é importante ressaltar que cada um tem que definir a sua maneira para melhor fazer o gerenciamento do tempo. O importante é existir uma sistemática para definição do gerenciamento de tempo.

O objetivo do artigo foi também de fazê-lo refletir sobre como seu tempo está sendo organizado e planejado. O simples fato de refletir, vai ajudá-lo a planejar melhor suas tarefas.

Um abraço!

Vida que segue!

Jeferson Peres.

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